Podjęcie przez pracowników pracy zdalnej zgodnie z przepisami, które będą obowiązywały od 7 kwietnia 2023 r. wymaga od pracodawcy m.in. następujących działań:
- określenie zasad pracy zdalnej w regulaminie pracy zdalnej, który wymaga konsultacji z przedstawicielami pracowników (uzgodnienia ze związkami zawodowymi);
- ogłoszenie takiego regulaminu w sposób zwyczajowo przyjęty w danym zakładzie pracy;
- zapewnienie pracownikom odpowiednich narzędzi pracy i materiałów;
- określenie wysokości ryczałtu pokrywającego przewidywane koszty pracy zdalnej;
- przeprowadzenie aktualizacji oceny ryzyka zawodowego;
- określenie procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenie w miarę potrzeby instruktażu lub szkolenia w tym zakresie;
- przekazanie pracownikom informacji dot. bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowisku pracy zdalnej;
- złożenie przez pracownika określonych oświadczeń;
- uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej z danym pracownikiem.
Powyższe działania powinny zostać przeprowadzone przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej.
Wykonywanie pracy zdalnej będzie dopuszczalne także wtedy, gdy nie zostanie wydany regulamin. Wówczas zasady wykonywania pracy zdalnej będzie określać porozumienie zawarte z pracownikiem.
W porozumieniu lub regulaminie określa się w szczególności:
- grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów (ekwiwalent lub ryczałt),
- zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
- zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
- zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:
- przy zawieraniu umowy o pracę,
- w trakcie zatrudnienia.
Powyżej wskazane wymagania dotyczą pracy zdalnej wykonywanej stale lub hybrydowo.
Praca zdalna może być również wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
W tym przypadku pracodawca, na zasadach ustalonych z pracownikiem jest upoważniony do:
- kontroli wykonywania pracy zdalnej,
- kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
- kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.
W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej pracodawca nie ma obowiązku zapewniania narzędzi pracy oraz zwrotu kosztów.
Obowiązek wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu wystąpi jedynie w przypadku pracy zdalnej hybrydowej lub stałej.
Ze względów praktycznych rekomendowanym sposobem rozliczenia jest ryczałt. Jego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.
Zwrot kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także wypłata ekwiwalentu czy ryczałtu, nie podlegają opodatkowaniu ani oskładkowaniu.
Pracodawca godzący się na pracę zdalną zza granicy powinien rozważyć następujące zagadnienia:
- podatek dochodowy – wyjazdy powiązane z przeniesieniem centrum interesów osobistych lub gospodarczych mogą łączyć się ze zmianą rezydencji podatkowej pracownika;
- ubezpieczenia społeczne – nawet krótki okres świadczenia pracy zdalnej z innego państwa może rodzić obowiązek podlegania ustawodawstwu tego państwa w zakresie ubezpieczeń społecznych (polskie czy unijne przepisy nie wskazują minimalnego okresu);
- regulacje imigracyjne – zasady pobytu i wykonywania pracy przez obcokrajowców na terenie danego kraju;
Niewątpliwym problemem będzie również wypadek przy pracy zdalnej wykonywanej zza granicy.
Zakładając jednak zgodę pracodawcy na pracę zdalną zza granicy konieczne będzie określenie zasad wykonywania pracy zdalnej.
W zakładzie pracy, w którym większość pracowników wykonuje pracę zdalną, zasady te powinny zostać określone w regulaminie pracy zdalnej.
Objęcie pracownika pracą zdalną nastąpi w drodze uzgodnienia dokonanego pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Uzgodnienie dotyczy miejsca wykonywania pracy zdalnej.
