Praca zdalna na nowych zasadach

W aktualnym stanie prawnym regulacje związane z pracą zdalną znajdują się w art. 3 specustawy jako szczególna forma zatrudnienia w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego/stanu epidemii z powodu COVID-19. Uwaga: Warunki stosowania telepracy określone w porozumieniu lub regulaminie, o których mowa w art. 67⁶ § 1-4 K.p. w brzmieniu dotychczasowym, mogą być stosowane nie dłużej niż przez okres 6 miesięcy od dnia wejścia w życie noweli.

Definicja pracy zdalnej
Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. 
Praca zdalna może więc być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy, albo też tylko częściowo, np. przez 2 dni w tygodniu w zakładzie pracy, a przez 3 dni w miejscu zamieszkania pracownika. Jak wskazywał projektodawca ustawy: „(…) miejsce wykonywania pracy zdalnej, niezależnie od tego, czy będzie to miejsce pod adresem zamieszkania pracownika, czy też inne miejsce wybrane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę, zawsze będzie przedmiotem wzajemnego ustalenia między stronami stosunku pracy. Oznacza to, iż ani pracodawca ani pracownik nie będzie mógł narzucić drugiej stronie miejsca wykonywania pracy zdalnej. Nie wyklucza to także sytuacji, w której strony uzgodnią, iż praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach, o których każdorazowo pracownik będzie informował pracodawcę. (…).”.

Wykonywanie pracy zdalnej
Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo
• w trakcie zatrudnienia z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (jest to wyjątek od regulacji zawartej w art. 29 § 4 K.p., zgodnie z którą zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej). 

Ponadto praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy w okresie: 

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej, 

jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. 

Dopiero więc oświadczenie pracownika o posiadaniu wymienionych warunków umożliwia pracodawcy wydanie polecenia pracy zdalnej w razie zaistnienia wskazanych okoliczności i na określony czas. 

Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

Ustawodawca przewidział również wykonywanie pracy zdalnej na wniosek:

• pracownika, o którym mowa w art. 142¹ § 1 pkt 2 i 3 K.p., tj.:
  • pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”, tj. zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
  • pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
  • pracownika – rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2021 r. poz. 1082 z późn. zm.),
• pracownicy w ciąży, 
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia, a także
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Z wnioskiem o pracę zdalną może wystąpić też pracownik wymieniony w pierwszym myślniku po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia. 

Wniosek ww. pracownika jest dla pracodawcy wiążący, chyba że wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W razie odmowy uwzględnienia wniosku, pracodawca powinien poinformować pracownika o przyczynie odmowy w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika. W tych przypadkach pracodawca nie może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy przez pracownika, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. 

 Zapewnienie pracownikowi narzędzi, materiałów i sprzętu, wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu

Pracodawca obowiązany jest do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną m.in. materiałów i narzędzi pracy, instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w stosownych przepisach, a także zapewnienia szkolenia i pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania tej pracy. 

Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. Wówczas pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Obowiązek pokrycia wymienionych wyżej kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu w wysokości odpowiadającej przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Co należy wziąć pod uwagę ustalając wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu wymienia art. 67²⁴§ 5 K.p. Świadczenia te nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o pdof, a tym samym nie podlegają one opodatkowaniu oraz oskładkowaniu.

Bhp w czasie pracy zdalnej

Pracodawca odpowiedzialny jest za stan bezpieczeństwa i higieny pracy. W stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej pracodawca realizuje obowiązki w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy określone w dziale dziesiątym (Bezpieczeństwo i higiena pracy), z wyłączeniem min obowiązków określonych w: 

• art. 209¹ K.p. (zapewnienia środków do udzielania pierwszej pomocy, gaszenia pożaru i ewakuacji), 
• art. 212 pkt 1 i 4 K.p. (organizowania stanowiska pracy zgodnie z bhp oraz dbania o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem), 
• art. 214 K.p. (zapewnienia odpowiedniego pomieszczenia pracy), 
• art. 232 K.p. (zapewniania pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych posiłków i napojów profilaktycznych), 
• art. 233 K.p. (zapewnienia urządzeń higieniczno-sanitarnych). 

Uwaga: Nie wszystkie rodzaje prac mogą być wykonywane zdalnie. Praca zdalna nie obejmuje prac wymienionych w art. 67³¹ § 4 K.p., np. szczególnie niebezpiecznych, powodujących intensywne brudzenie. 

Szkolenie wstępne w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy osoby przyjmowanej do pracy zdalnej na stanowisko administracyjno-biurowe może być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Taki pracownik potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej ukończenie szkolenia.

Ocena ryzyka zawodowego

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy jest przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego. Pracodawca dokonuje oceny ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną, z uwzględnieniem w szczególności wpływu tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania. 

Kontrola wykonywania pracy zdalnej przez pracownika w zakresie bhp, przestrzegania wymogów w zakresie bhp i ochrony informacji

Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych odpowiednio w porozumieniu, regulaminie, poleceniu, albo w porozumieniu z pracownikiem. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach jego pracy. 

Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem. Jeżeli pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bhp lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej, pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę. 

Wypadek przy pracy zdalnej

W razie wypadku przy pracy zdalnej art. 234 K.p. oraz przepisy wydane na podstawie art. 237 § 1 pkt 1 i 2 K.p. stosuje się odpowiednio. Oględzin miejsca wypadku dokonuje się po zgłoszeniu wypadku przy pracy zdalnej, w terminie uzgodnionym przez pracownika albo jego domownika, w przypadku gdy pracownik ze względu na stan zdrowia nie jest w stanie uzgodnić tego terminu, i członków zespołu powypadkowego. Zespół powypadkowy może odstąpić od dokonywania oględzin miejsca wypadku przy pracy zdalnej, jeżeli uzna, że okoliczności i przyczyny wypadku nie budzą jego wątpliwości.

Procedury ochrony danych osobowych

Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie. Pracownik wykonujący pracę zdalną potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z tymi procedurami oraz jest obowiązany do ich przestrzegania.

Zakaz dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną

Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.

Przebywanie na terenie zakładu pracy

Pracodawca umożliwia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przebywanie na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników. 

 Okazjonalna praca zdalna

Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. 

Z uwagi na fakt, iż zasady wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej nie będą określane w aktach wewnętrznych pracodawcy (wyłączony art. 67²⁰ K.p. – przyp. red.), kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej, kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, będzie się odbywała na zasadach ustalonych z pracownikiem. Wyodrębnienie okazjonalnej pracy zdalnej, jako doraźnej formy świadczenia pracy zdalnej przez pracownika, nie może bowiem pozbawiać pracodawcy możliwości kontroli wykonywania takiej pracy, w tym w szczególności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania procedur ochrony danych osobowych. (…)”.