Najnowszych interpretacjach podatkowych w zakresie świadczeń na rzecz pracowników i współpracowników przekazujemy najważniejsze zmiany:
- Imprezy integracyjne (kilku dniowe wyjazdy, wigilie firmowe, cykliczne wyjścia) dla współpracowników (B2B) – najnowsze interpretacje wskazują, że wydatki takie należy zakwalifikować jako koszt reprezentacji, a zatem nie można ich uznać za koszty podatkowe.
Organizowanie spotkań o charakterze integracyjnym dla osób fizycznych, które nie są zatrudnione w spółce, a jedynie świadczą na jej rzecz usługi w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (umowy o współpracy B2B) nie pozwala na zaliczenie wydatków poniesionych na rzecz tych osób do kosztów uzyskania przychodów. Zaliczenie takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów byłoby w istocie uznaniem wydatków spółki na motywowanie współpracowników do lepszego prowadzenia własnej działalności gospodarczej, czyli de facto ponoszeniem wydatku na rzecz innej firmy.
Jeżeli w imprezie biorą udział współpracownicy (B2B) oraz osoby zatrudnione na innych umowach należy rozdzielić wydatki na KUP i NKUP. Można to zrobić między innymi w następujący sposób:
• posiadać listę gości i na jej podstawie ustalić, jaka część wydatków przypada na pracowników
• jeśli nie mamy takiej listy, można zastosować proporcjonalne rozliczenie, uwzględniając, ile w firmie jest osób na etacie, a ile na innych umowach
- Imprezy szkoleniowo-integracyjne / szkolenia (konferencje w hotelu wraz z kolacją i noclegiem oraz dodatkowymi atrakcjami):
• Współpracownicy (B2B) – wydatki dot. części szkoleniowej, m.in. wynajęcie sali konferencyjnej, wynagrodzenie osób prowadzących szkolenia, transport, zakwaterowanie itp. mogą stanowić koszt podatkowy spółki zarówno w części dot. pracowników jaki współpracowników. Odnosząc się do wydatków w części przypadającej na dodatkowe atrakcje, takie jak zespołowe warsztaty, wspólne aktywności sportowe i rekreacyjne współpracowników oraz partnerów biznesowych nie mogą one stanowić kosztów uzyskania przychodów Spółki, gdyż stanowią wydatki na reprezentację
• Pracownicy – możliwość zaliczenia wydatków do KUP odnośnie całego wydarzenia
W zakresie VAT – Spółka samodzielnie organizuje, jak również zleca organizację wydarzeń o charakterze szkoleniowo-integracyjnym dla pracowników, współpracowników i partnerów biznesowych. Spółce przysługuje w pełni prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego, wynikającego z faktury wystawionej przez usługodawcę (wyjątek to usługi noclegowe i gastronomiczne!)
W świetle art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, podatek naliczony z tytułu nabycia usług noclegowych i gastronomicznych – co do zasady – nie podlega odliczeniu
Powyższe ograniczenie nie ma jednak zastosowania w sytuacji, gdy przedmiotem zakupu jest kompleksowa usługa organizacji wydarzeń, czyli co do istoty jedna usługa, na którą składają się poszczególne elementy, w tym usługi gastronomiczne – wówczas VAT można odliczyć od całej usługi
- Wyjazdy służbowe (na szkolenia, targi, do klientów spółki) – zasadniczo organy uznają, że zwrot kosztów podróży służbowych współpracowników stanowi KUP spółki, o ile obowiązek zwrotu wynika z umowy spółki ze współpracownikiem. Spółka może zapewnić partnerom B2B nocleg, transport, bilet wstępu na konferencję dokonując płatności z konta spółki a faktura za poniesiony wydatek wystawiona jest wtedy na spółkę.
VAT – Organy uznają prawo do odliczania VAT od wydatków na wyjazdy służbowe zarówno pracowników jak i współpracowników (z wyłączeniem usług noclegowych i gastronomicznych).
Ważne! Faktury powinny być bezpośrednio wystawiane przez świadczeniodawców na spółkę (nie na współpracownika).
- Prezenty okolicznościowe (z okazji urodzin, prezenty świąteczne) traktowane jako forma darowizny
• Prezent traktowany jako darowizna podlega przepisom o podatku od spadków i darowizn – obdarowanie pracowników podarunkami, w związku np. z przepracowaniem określonej liczby lat, nie stanowi dla pracowników przychodu ze stosunku pracy (o ile ich przekazywanie nie wynika z umowy)
• Należy prowadzić ewidencję przekazanych podarunków dla pracowników by nie przekroczyć kwoty 5.733 w ciągu 5 lat
Spółka nie jest zobowiązana do obliczania, pobierania i odprowadzania zaliczki na podatek od osób fizycznych jeśli przekazanie pracownikom podarku stanowić będzie darowiznę. Z punktu widzenia pracownika, zgodnie z aktualnymi limitami przewidzianymi w art. 9 ust. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn, kwota wolna od podatku wynosi 5.733 zł – jeżeli nabywcą jest osoba zaliczona do III grupy podatkowej. Jeżeli nabycie własności rzeczy i praw majątkowych od tej samej osoby następuje więcej niż jeden raz, do wartości rzeczy i praw majątkowych ostatnio nabytych dolicza się wartość rzeczy i praw majątkowych nabytych od tej osoby lub po tej samej osobie w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym nastąpiło ostatnie nabycie – konieczność rejestrowania wartości wydanych prezentów, tak aby nie został przekroczony powyższy limit i dla pracownika nie powstał obowiązek w zakresie podatku od spadków i darowizn.
VAT
Pracownicy – zasadnym wydaje się przyjęcie, że skoro takie wydatki nie stanowią KUP spółki, to spółka nie powinna odliczać podatku VAT od wydatków na prezenty dla pracowników (ale nie musi też VAT naliczać). Spółka nie powinna odliczać podatku VAT od zakupowanych prezentów i tym samym nie powinna naliczyć VAT należnego w momencie przekazania pracownikom tych prezentów. Zakupy te służą zaspokojeniu prywatnych potrzeb pracownika, a ich wydanie nie stanowi czynności opodatkowanej
Współpracownicy – jeżeli upominek ma charakter reklamowy (zamieszczone logo firmy), wówczas można uznać, że ma związek z działalnością i odliczyć VAT.
- Abonamenty medyczne / pakiety sportowe (karty multisport, karty medyczne luxmed) – zasadniczo organy uznają możliwość zaliczenia takich wydatków do KUP pod warunkiem, że wydatkowanie odbyło się ze środków obrotowych, a nie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Istotne jednak jest, aby benefity były składnikiem wynagrodzenia, co oznacza, że w przypadku partnerów B2B spółka wystawia refakturę na jdg współpracownika, a współpracownik uwzględnia otrzymaną wartość benefitu na swojej fakturze. W przypadku braku takiego rozliczenia pomiędzy spółką a partnerem B2B wydatek poniesiony przez spółkę na benefit dla współpracownika nie będzie stanowić kosztu uzyskania przychodu.
VAT – podatnik wykupujący karty Multisport (podobne benefity) i przekazujący je odpłatnie pracownikom i współpracownikom wykonuje czynności opodatkowane VAT, a więc przysługuje mu prawo do odliczenia VAT-u związanego z ich nabyciem, ale przy odpłatnym przekazaniu wykazujemy VAT należny.
Podatnik wykupujący karty Multisport (podobne benefity) i przekazujący je nieodpłatnie pracownikom i współpracownikom nie wykonuje czynności opodatkowanych VAT, a przekazanie następuje na cele osobiste, więc nie przysługuje mu prawo do odliczenia VAT-u związanego z ich nabyciem. Nie ma również wówczas konieczności naliczania VAT przy przekazaniu kart
PIT – Benefity tego rodzaju stanowią dla pracowników przychód ze stosunku pracy, od którego trzeba pobrać zaliczkę na PIT. Przychód powstaje w wysokości różnicy między ceną nabycia karty MultiSport a kwotą ponoszoną przez pracownika (o ile zostały sfinansowane ze środków obrotowych).
Benefity sfinansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są wolne od podatku pod warunkiem, że wysokość świadczenia nie przekroczy w ciągu roku 1000 zł. Nadwyżka ponad ten limit podlega opodatkowaniu.
